Quý vị phải được thông báo bằng văn bản (bằng ngôn ngữ mà phụ huynh chọn, nếu khả thi) trong một khoảng thời gian hợp lý trước khi trung tâm khu vực hoặc học khu đề xuất hoặc từ chối bắt đầu hoặc thay đổi việc xác định, dữ liệu thẩm định, xếp lớp hoặc dịch vụ của trẻ sơ sinh hoặc trẻ mới biết đi. Ngay cả những đứa trẻ được xác định (nhưng chưa bao giờ hội đủ điều kiện) cũng có quyền nhận được thông báo bằng văn bản về việc từ chối cung cấp dịch vụ của cơ quan. Thông báo bằng văn bản phải cung cấp đủ thông tin chi tiết để thông báo cho quý vị về những gì cơ quan đang đề xuất hoặc từ chối, lý do cũng như tất cả các quyền và quy trình quý vị phải thực hiện để phản đối đề xuất hoặc từ chối. [17 C.C.R. Sec. 52161.]
Quý vị phải được trao cơ hội trình bày thông tin và lập luận của mình chống lại bất cứ điều gì mà cơ quan dịch vụ đang đề xuất hoặc từ chối thực hiện. Cơ hội này được gọi là “phiên điều trần công bằng” hoặc “phiên điều trần theo thủ tục pháp lý”. Cơ hội này không được sử dụng để khiếu nại về việc cơ quan không tuân thủ luật pháp hoặc quy trình hoặc không thực hiện dịch vụ được xác định trong IFSP. Phiên điều trần theo thủ tục pháp lý nhằm giải quyết các tranh chấp về khả năng hội đủ điều kiện tham gia chương trình của con quý vị hoặc về những dịch vụ nào cần có trong IFSP của trẻ.
Tại phiên điều trần, Thẩm Phán Luật Hành Chính (Administrative Law Judge, ALJ) sẽ nghe lời khai từ cả hai bên. ALJ sẽ xem xét những điều mà các báo cáo đánh giá và thẩm định, cũng như các hồ sơ khác cho biết về con quý vị và/hoặc những điều trẻ có thể cần trong phương thức xếp lớp hoặc dịch vụ. ALJ sẽ đưa ra quyết định bằng văn bản sau phiên điều trần. [17 C.C.R Sec. 52174.]
Tuy nhiên, quý vị có thể tham gia một cuộc họp hòa giải tự nguyện để cố gắng giải quyết tranh chấp giữa quý vị và cơ quan mà không cần tổ chức phiên điều trần. Quý vị thậm chí có thể thực hiện điều này mà không cần phải yêu cầu điều trần trước tiên. Mặc dù hòa giải (với hòa giải viên tiểu bang) là không bắt buộc, nhưng sẽ rất hữu ích để giải quyết ít nhất một số, nếu không phải tất cả, về các vấn đề đang tranh chấp mà không tốn tiền bạc và công sức vào phiên điều trần. Việc hòa giải, phiên điều trần và nhận quyết định bằng văn bản sẽ mất không quá 30 ngày kể từ ngày quý vị yêu cầu phiên điều trần theo thủ tục. [17 C.C.R. Secs. 52172 – 52173.]
Nếu con quý vị đã nhận được dịch vụ theo IFSP và cơ quan muốn giảm hoặc chấm dứt một số hoặc tất cả các dịch vụ, con quý vị phải tiếp tục nhận mức dịch vụ mà trước đây đã nhận được từ cơ quan trong khi các thủ tục pháp lý đang được thực hiện để phản đối đề xuất giảm hoặc chấm dứt. [17 C.C.R. Sec. 52172(g).] Điều này thường được gọi là “giữ nguyên trạng”.
Để tổ chức cuộc họp hòa giải hoặc phiên điều trần, quý vị phải gửi thư yêu cầu bằng văn bản tới:
Office of Administrative Hearings
Attn: Early Start
2349 Gateway Oaks Drive, Ste. 200
Sacramento, CA 95833
Điện Thoại: 916-263-0654
Fax: 916-376-6318