Học khu phải chỉ định phụ huynh thay thế cho học sinh không phải là người được bảo trợ của tòa án nếu không thể xác định được phụ huynh hoặc nếu học khu, sau khi có những nỗ lực hợp lý, không thể tìm được phụ huynh. [34 C.F.R. Sec. 300.519(a); Cal. Gov. Code Secs. 7579.5(a)(2) & (3).] Trước tiên, học khu phải chỉ định người chăm sóc là họ hàng (như ông bà hoặc người họ hàng khác nếu họ đang nuôi dạy đứa trẻ) là phụ huynh thay thế. Nếu không có người chăm sóc là họ hàng, học khu phải xem xét cha mẹ nuôi hoặc người bênh vực đặc biệt do tòa án chỉ định (court-appointed special advocate, CASA) tự nguyện và có thể đảm nhận vai trò. Nếu không có cha mẹ nuôi hoặc CASA, học khu phải chọn phụ huynh thay thế. Nếu phụ huynh thay thế của học sinh là họ hàng hoặc cha mẹ nuôi và họ đã rời khỏi nhà của phụ huynh thay thế, học khu phải chỉ định phụ huynh thay thế mới, nếu cần thiết, để đảm bảo có người đại diện phù hợp. [Cal. Gov. Code Sec. 7579,5(b).]

Luật pháp cho phép giáo viên, nhân viên xã hội hoặc viên chức quản chế đã nghỉ hưu, những người không làm việc cho cơ quan công liên quan đến việc giáo dục cũng như chăm sóc cho học sinh, được chỉ định là phụ huynh thay thế. Nhân viên của cơ quan tư nhân có thể được chỉ định miễn là cơ quan đó không cung cấp dịch vụ giáo dục cho học sinh. Mặt khác, một người hội đủ điều kiện là phụ huynh thay thế không được coi là nhân viên của học khu cho dù học khu thanh toán phí dịch vụ cho phụ huynh thay thế. [Cal. Gov. Code Sec. 7579.5(j).]

Học khu không được chỉ định phụ huynh thay thế nếu người đó có xung đột lợi ích với học sinh. Xung đột lợi ích nghĩa là bất kỳ lợi ích nào có thể hạn chế hoặc thiên vị khả năng biện hộ cho tất cả các dịch vụ cần thiết để đảm bảo rằng học sinh nhận được FAPE. Nếu khả thi, phụ huynh thay thế cần hiểu rõ sự khác biệt về văn hóa giữa họ và học sinh được chỉ định. [Cal. Gov. Code Secs. 7579.5(e) & (i).]

Phụ huynh thay thế có tất cả các quyền của phụ huynh hoặc người giám hộ cho học sinh giáo dục đặc biệt. Họ có thể chấp thuận IEP, các dịch vụ y tế không khẩn cấp, điều trị sức khỏe tâm thần và các dịch vụ trị liệu nghề nghiệp hay vật lý trị liệu. [Cal. Gov. Code Sec. 7579.5(c).]

Mặc dù phụ huynh thay thế được trao đầy đủ thẩm quyền của cha mẹ, họ chỉ phải gặp đứa trẻ một lần. Để hoàn thành tốt vai trò, phụ huynh thay thế nên gặp học sinh nhiều lần, tham dự cuộc họp IEP, xem xét hồ sơ của học sinh và tham khảo ý kiến của giáo viên cũng như những người tham gia vào chương trình giáo dục của học sinh.  Tất cả những tương tác và hoạt động này đều được luật pháp cho phép. Phụ huynh thay thế phải tuân thủ luật bảo mật hồ sơ học sinh của liên bang và tiểu bang và cần thận trọng khi chia sẻ thông tin với những người phù hợp. [Cal. Gov. Code Secs. 7579.5(d) & (f).]