Khi học khu chịu trách nhiệm chỉ định một phụ huynh thay thế, họ phải ưu tiên chỉ định người chăm sóc là họ hàng, cha mẹ nuôi dưỡng, hoặc người biện hộ đặc biệt do tòa chỉ định (CASA) sẵn sàng và có khả năng phục vụ. Nếu không có người thân chăm sóc, cha mẹ nuôi dưỡng hoặc CASA, học khu có thể chọn phụ huynh thay thế. Nếu phụ huynh thay thế của học sinh là họ hàng hoặc cha mẹ nuôi dưỡng và học sinh đã rời khỏi nhà của phụ huynh thay thế, học khu phải chỉ định phụ huynh thay thế mới, nếu cần thiết, để đảm bảo có người đại diện phù hợp.1
Luật pháp cho phép giáo viên, nhân viên xã hội hoặc viên chức quản chế đã nghỉ hưu, những người không làm việc cho cơ quan công liên quan đến việc giáo dục cũng như chăm sóc cho học sinh, được chỉ định là phụ huynh thay thế. Nhân viên của cơ quan tư nhân có thể được chỉ định miễn là cơ quan đó không cung cấp dịch vụ giáo dục cho học sinh. Mặt khác, một người hội đủ điều kiện là phụ huynh thay thế không được coi là nhân viên của học khu cho dù học khu thanh toán phí dịch vụ cho phụ huynh thay thế.2
Học khu không được chỉ định phụ huynh thay thế nếu người đó có xung đột lợi ích với học sinh. Xung đột lợi ích nghĩa là bất kỳ lợi ích nào có thể hạn chế hoặc thiên vị khả năng biện hộ cho tất cả các dịch vụ cần thiết để đảm bảo rằng học sinh nhận được FAPE. Nếu khả thi, phụ huynh thay thế cần hiểu rõ sự khác biệt về văn hóa giữa họ và học sinh được chỉ định.3
Một phụ huynh thay thế có tất cả quyền hạn của phụ huynh hoặc người giám hộ của học sinh giáo dục đặc biệt và phải đồng ý với IEP, dịch vụ y tế không khẩn cấp, điều trị sức khỏe tâm thần, và các dịch vụ vật lý trị liệu và trị liệu cơ năng.4
Mặc dù phụ huynh thay thế được trao đầy đủ thẩm quyền của cha mẹ trong quy trình giáo dục đặc biệt, phụ huynh thay thế chỉ cần phải gặp đứa trẻ một lần. Để hoàn thành tốt vai trò, phụ huynh thay thế nên gặp học sinh nhiều lần, tham dự cuộc họp IEP, xem xét hồ sơ của học sinh và tham khảo ý kiến của giáo viên cũng như những người tham gia vào chương trình giáo dục của học sinh. Tất cả những tương tác và hoạt động này đều được luật pháp cho phép. Phụ huynh thay thế phải tuân thủ luật bảo mật hồ sơ học sinh của liên bang và tiểu bang và cần thận trọng khi chia sẻ thông tin với những người phù hợp.5