អ្នកអាចផ្តួចផ្តើមកិច្ចប្រជុំធ្វើផែនការផ្ទេរការសិក្សា ដោយធ្វើការ​ស្នើសុំ​ជា​លាយលក្ខណ៍អក្សរទៅកាន់គ្រូរបស់កូនអ្នក នាយកសាលា ឬការិយាល័យ​រដ្ឋបាលអប់រំពិសេស។ លិខិតនេះគួរតែសរសេរយ៉ាងច្បាស់ថាគោលបំណងនៃកិច្ចប្រជុំគឺការធ្វើផែនការផ្ទេរការសិក្សា។ 

មិនថាអ្នក ឬមណ្ឌលសិក្សាធិការបានផ្តួចផ្តើមដំណើរការធ្វើផែនការ​ផ្ទេរ​ការ​សិក្សា ដូចទៅនឹងកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ណាមួយទេ មណ្ឌលសិក្សា​ធិ​ការ​ត្រូវតែផ្ញើការជូនដំណឹងអំពីកិច្ចប្រជុំដែល៖ 

1. បង្ហាញពីគោលបំណងនៃកិច្ចប្រជុំ (ក្នុងករណីនេះ គោលបំណងនឹងជា​ការ​ពិចារណាលើគោលដៅក្រោយអនុវិទ្យាល័យ និងសេវាកម្មផ្ទេរការសិក្សា) 
2. បង្ហាញថាសិស្សនឹងត្រូវបានអញ្ជើញ និង 
3. កំណត់អត្តសញ្ញាណទីភ្នាក់ងារផ្សេងទៀតណាមួយដែលនឹងត្រូវបានអញ្ជើញឱ្យបញ្ជូនអ្នកតំណាងមកចូលរួម។¹

1. 34 C.F.R. Sec. 300.322(b).[↩]