អ្នកអាចផ្តួចផ្តើមរៀបចំកិច្ចប្រជុំធ្វើផែនការផ្ទេរការសិក្សាដោយការធ្វើសំណើជាលាយលក្ខណ៍អក្សរទៅកាន់គ្រូបង្រៀនរបស់កូនអ្នក នាយកសាលា ឬការិយាល័យរដ្ឋបាលអប់រំពិសេស។ លិខិតនោះ ត្រូវបញ្ជាក់ឲ្យបានច្បាស់ថាគោលបំណងនៃកិច្ចប្រជុំនោះគឺការធ្វើផែនការផ្ទេរការសិក្សា។
មិនថាអ្នក ឬមណ្ឌលសិក្សាធិការ បានផ្តួចផ្តើមបង្កើតកិច្ចដំណើរការធ្វើផែនការផ្ទេរការសិក្សាដែរឬអត់នោះទេ មណ្ឌលសិក្សាធិការត្រូវតែផ្ញើលិខិតជូនដំណឹងអំពីកិច្ចប្រជុំនោះ ដោយមាន៖
- បង្ហាញថាគោលបំណងនៃកិច្ចប្រជុំនោះ គឺការពិចារណាអំពីគោលដៅក្រោយការសិក្សានៅវិទ្យាល័យ និងសេវាផ្ទេរការសិក្សា។
- បង្ហាញថាសិស្សនឹងត្រូវបានអញ្ជើញឲ្យចូលរួម និង
- កំណត់ទីភ្នាក់ងារផ្សេងទៀតណាមួយដែលនឹងទទួលបានការអញ្ជើញ ឲ្យបញ្ចូនអ្នកតំណាងមួយរូបមកចូលរួម។
[34 C.F.R. Sec. 300.322(b).]