ការសម្របសម្រួលកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ពេលខ្លះ មិនមែនជាកិច្ចការងាយស្រួលនោះទេសម្រាប់បុគ្គលិកសាលារៀន។ ប៉ុន្តែ នោះមិនជះឥទ្ធិពលទៅលើការទទួលខុសត្រូវរបស់មណ្ឌលសិក្សាធិការ ក្នុងការរៀបចំកិច្ចប្រជុំក្រុមការងារ IEP ជាមួយសមាជិកចាំបាច់ ដែលមានវត្តមាននោះទេ។ ជាការគួរឲ្យសោកស្តាយ ឪពុកម្តាយភាគច្រើន បានជួបប្រទះកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ដែលក្រុមការងារកម្មវិធី IEP មិនអាចចូលរួមបាន ឬមិនអាចបន្តស្ថិតនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ពេលលេញនោះទេ។ សមត្ថភាពរបស់ក្រុមការងារកម្មវិធី IEP ក្នុងការបង្កើតកម្មវិធី IEP មួយសមស្រប អាចនឹងមានកម្រិតស្តង់ដាទាបខ្លាំង ប្រសិនបើសមាជិកក្រុមការងារកម្មវិធី IEP សំខាន់ៗនៅក្នុងការបង្កើតកម្មវិធី IEP អវត្តមាន។ លើសពីនេះទៀត ការបន្តកិច្ចដំណើរការកិច្ចប្រជុំរបស់អ្នក ដោយគ្មានក្រុមការងារកម្មវិធី IEP សំខាន់ៗ អាចប៉ះពាល់ដល់សុពលភាពនៃកម្មវិធី IEP របស់កូនអ្នក ជាពិសេស ប្រសិនបើអ្នក និងមណ្ឌលសិក្សាធិការមិនឯកភាពគ្នានៅក្នុងកិច្ចប្រជុំ ហើយសវនាការកិច្ចដំណើរការត្រឹមត្រូវតាមច្បាប់ ត្រូវបានស្នើឡើង។
ការសម្រេចចិត្តរបស់អ្នកទៅលើរបៀបនៃការគ្រប់គ្រងស្ថានភាពនេះ ត្រូវតែធ្វើឡើងផ្អែកលើមូលដ្ឋាននៃកិច្ចប្រជុំនីមួយៗ។ នេះគឺជាជម្រើសមួយចំនួនដែលអ្នកគួរតែពិចារណា៖
- ទាក់ទងទៅកាន់រដ្ឋបាលផ្នែកអប់រំពិសេសរបស់មណ្ឌលសិក្សាធិការអ្នកជាលាយលក្ខណ៍អក្សរ (ដោយមានការហៅទូរសព្ទបញ្ជាក់បន្ថែមផងដែរ) យ៉ាងហោចណាស់ក្នុងរយៈពេលមួយសប្តាហ៍នៅមុនពេលកិច្ចប្រជុំនោះ ដើម្បីអនុញ្ញាតឲ្យគាត់ដឹងថាអ្នកមានក្តីកង្វល់។ គូសបញ្ជាក់នៅក្នុងទំទាក់ទំនងរបស់អ្នកជាមួយមណ្ឌលសិក្សាធិការនោះថាអ្នកចង់ឲ្យប្រាកដថាការសម្រេចចិត្តសមស្រប អាចត្រូវបានធ្វើឡើងនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំ ហើយពេលវេលានឹងមិនចំណាយចោលឥតប្រយោជន៍សម្រាប់អ្នក ឬបុគ្គលិកសាលាឡើយ។
- ចូលរួម និងបន្តស្ថិតនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំ IEP នេះ។ មិនយល់ព្រមចំពោះផ្នែកទាំងឡាយនៃកម្មវិធី IEP ដែលត្រូវការការចូលរួមមតិយោបល់របស់សមាជិកក្រុមការងារកម្មវិធី IEP ដែលបានអវត្តមាន។ បន្ទាប់មក រៀបចំកិច្ចប្រជុំសាឡើងវិញទៅតាមពេលវេលា និងទីកន្លែងដែលបានព្រមព្រៀងគ្នាជាមួយនឹងសមាជិកក្រុមការងារកម្មវិធី IEP សំខាន់ៗ នៅក្នុងការចូលរួមដើម្បីបញ្ចប់ការអភិវឌ្ឍកម្មវិធី IEP ជាស្ថាពរ ឬ
- បដិសេធការចូលរួមនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ប្រសិនបើសមាជិកនៃក្រុមការងារកម្មវិធី IEP ដែលមានវត្តមាន គឺមានភាពចាំបាច់សម្រាប់ការធ្វើសេចក្តីសម្រេចចិត្តយ៉ាងសមស្រប។ បន្ទាប់មក រៀបចំកាលវិភាគកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP សាជាថ្មី សម្រាប់ពេលវេលាណាមួយដែលគ្រប់សមាជិកក្រុមការងារសំខាន់ៗទាំងអស់ អាចចូលរួមបាន។ [34 C.F.R. Sec.300.322; Cal. Ed. Code Sec. 56341.5.]