ការចូលរួមរបស់ឪពុកម្តាយនៅក្នុងការអភិវឌ្ឍកម្មវិធី IEP គឺជាគោលការណ៍ដ៏សំខាន់បំផុតមួយនៃច្បាប់អប់រំពិសេស។ ក្នុងកិច្ចប្រឹងប្រែងរបស់ខ្លួនដើម្បីធានាឲ្យឪពុកម្តាយបានចូលរួមក្នុងកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP មណ្ឌលសិក្សាអាចរៀបចំកិច្ចប្រជុំតាមទូរសព្ទ ឬតាមរយៈកម្មវិធីជំនួបតាមវីដេអូ ដរាបណាឪពុកម្តាយយល់ស្រប។
ថ្វីត្បិតតែមណ្ឌលសិក្សាធិការអាចស្នើសុំឲ្យមានការរៀបចំកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ដោយប្រើមធ្យោបាយផ្សេងជំនួសក៏ពិតមែន ប៉ុន្តែនេះគួរតែធ្វើឡើងតែនៅពេលណាដែលការផ្លាស់ប្តូរនៅក្នុងកម្មវិធី IEP មានកម្រិតតិចតួចតែប៉ុណ្ណោះ។ ឪពុកម្តាយមិនចាំបាច់ត្រូវយល់ស្របលើមធ្យោបាយជំនួសទាំងនេះទេ ហើយអាចកំណត់ពេលកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP តាមពេលវេលា និងទីកន្លែងដែលបានព្រមព្រៀងគ្នា។
មុនពេលមណ្ឌលសិក្សាធិការរៀបចំកិច្ចប្រជុំ ដោយគ្មានការចូលរួមរបស់ឪពុកម្តាយ មណ្ឌលសិក្សាធិការនោះត្រូវចងក្រងឯកសារនូវរាល់កិច្ចខិតខំប្រឹងប្រែងទាំងអស់នៅក្នុងការរៀបចំពេលវេលា និងទីកន្លែងដែលបានព្រមព្រៀងគ្នានៅក្នុងការជួបប្រជុំ ដោយមានរក្សាទុកនូវ៖
- កំណត់ត្រាលម្អិត ឬការហៅទូរសព្ទទាំងអស់ដែលបានធ្វើឡើងទៅកាន់ឪពុកម្តាយ និងលទ្ធផលនៃការហៅទូរសព្ទទាំងនោះ។
- សេចក្តីចម្លងនៃលិខិតឆ្លើយឆ្លងដែលបានផ្ញើទៅកាន់លំនៅដ្ឋាន និងការឆ្លើយតបមួយចំនួនដែលទទួលបាន។ និង
- កំណត់ត្រាលម្អិតនៃការចុះសួរសុខទុក្ខដល់ផ្ទះ ឬទីកន្លែងការងាររបស់ឪពុកម្តាយ និងលទ្ធផលនៃការចុះសួរសុខទុក្ខទាំងនោះ។ [34 C.F.R. Secs. 300.322 & 300.328; Cal. Ed. Code Sec. 56341.5.]