កិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ត្រូវរៀបចំឡើងយ៉ាងតិចម្តងក្នុងមួយឆ្នាំ។ ម្យ៉ាងទៀត កិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ត្រូវតែរៀបចំឡើង នៅពេលសិស្សម្នាក់បានទទួលការវាយតម្លៃដំណាក់កាលដំបូង នៅពេលគាត់បង្ហាញឲ្យឃើញពីកង្វះវឌ្ឍនភាពដែលបានរំពឹងទុក នៅពេលមណ្ឌលសិក្សាធិការកំពុងស្នើសុំបដិសេធសិទ្ធិទទួលបានការអប់រំពិសេស ឬនៅពេលដែលឪពុកម្តាយ ឬគ្រូបង្រៀនស្នើសុំកិច្ចប្រជុំមួយឡើងដើម្បីអភិវឌ្ឈ ត្រួតពិនិត្យ ឬកែសម្រួលកម្មវិធីអប់រំបុគ្គលរបស់សិស្សណាមួយ។ កិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ក៏អាចត្រូវបានរៀបចំឡើង រៀងរាល់ពេលដែលសិស្សណាម្នាក់ទទួលបានការវាយតម្លៃផ្លូវការថ្មី។ [Cal. Ed. Code Sec. 56343.] អ្នកគួរតែស្នើសុំកិច្ចប្រជុំក្រុមការងារកម្មវិធី IEP បន្ទាប់ពីការវាយតម្លៃផ្លូវការថ្មីណាមួយជាលាយលក្ខណ៍អក្សរនៅក្នុងសំណើសុំការវាយតម្លៃរបស់អ្នក ឬក្រោយពេលការវាយតម្លៃថ្មីនីមួយៗ ដើម្បីធានាថាកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ត្រូវបានរៀបចំឡើងដើម្បីពិភាក្សាអំពីការវាយតម្លៃថ្មីនេះ។ ទាំងច្បាប់រដ្ឋនិងសហព័ន្ធ គ្មានច្បាប់ណាមួយកំណត់ពីចំនួននៃកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ដែលអ្នកអាចនឹងស្នើសុំក្នុងមួយឆ្នាំនោះទេ។