ជំហានដំបូងដ៏សំខាន់មួយចំពោះនីតិវិធីដោះស្រាយរឿងក្តីគឺការជូនដំណឹងគ្រប់ជ្រុងជ្រោយពីមណ្ឌលសិក្សាធិការ អំពីអ្វីដែលមណ្ឌលសិក្សាធិការបានស្នើសុំ ឬក៏បដិសេធ និងមូលហេតុ។ ជំហាននេះត្រូវបានគេហៅថា “សេចក្តីជូនដំណឹងជាមុនដោយលាយលក្ខណ៍អក្សរ”។ រាល់ពេលដែលស្នើសុំ ឬក៏បដិសេធមិនផ្តួចផ្តើមគំនិត ឬក៏ផ្លាស់ប្តូរការកំណត់ការវាយតម្លៃ ឬក៏ការកំណត់កម្រិត សិក្សារបស់សិស្ស ឬក៏ការផ្តល់ការអប់រំសាធារណៈសមស្របនិងឥតគិតថ្លៃ (FAPE) មណ្ឌលសិក្សាធិការ ត្រូវផ្តល់ជូនអ្នកនូវសេចក្តីជូនដំណឹងជាលាយលក្ខណ៍អក្សរនូវ “ពេលវេលាសមហេតុផល” មុនពេលវាស្នើសុំ ឬបដិសេធ៖
- មិនផ្លាស់ប្តូរប្រភេទសិទ្ធិទទួលការអប់រំពិសេសរបស់កូនអ្នក (ឧទាហរណ៍ ពិការភាពលើសិក្សាធិការ) រួមទាំងការកំណត់ថា គាត់គ្មានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់ក្នុងការទទួលបានការអប់រំពិសេស។
- មិនផ្តួចផ្តើម ឬផ្លាស់ប្តូរការវាយតម្លៃកូនអ្នក។
- មិនផ្លាស់ប្តូរកម្រិតសិក្សារបស់កូនអ្នក និង
- មិនផ្លាស់ប្តូរសមាសធាតុនៃកម្មវិធី IEP របស់កូនអ្នក។ [34 C.F.R. Sec. 300.503(a).]