ភាគីទាំងសងខាងអាចបញ្ជូនវត្ថុតាង (ឧទាហរណ៍ លិខិតគាំទ្រ របាយការណ៍វាយតម្លៃ កម្មវិធី IEP ។ល។) និងគប្បីធ្វើដូច្នេះ។ យ៉ាងតិចប្រាំថ្ងៃធ្វើការមុនបើកសវនាការ អ្នកត្រូវធានាថា មណ្ឌលសិក្សាធិការមាន៖ (1) ឯកសារទាំងអស់ជាច្រើនច្បាប់ដែលអ្នកចង់ដាក់ជាវត្ថុតាងនៅពេលសវនាការ និង (2) បញ្ជីសាក្សីសក្តានុពលដែលអ្នកអាចហៅទៅផ្តល់សក្ខីកម្មនៅពេលសវនាការ ជាមួយនឹងសេចក្តីថ្លែងខ្លីទាក់ទងនឹងអ្វីដែលសាក្សីម្នាក់ៗធ្វើសក្ខីកម្ម។ [34 C.F.R. Sec. 300.512(b)(1); Cal. Ed. Code Sec. 56505(e)(7).]
ចៅក្រមផ្នែកច្បាប់រដ្ឋបាល (ALJ) អាចបញ្ជាឱ្យមានការផ្លាស់ប្តូរព័ត៌មានមុន។
មណ្ឌលសិក្សាធិការត្រូវទទួលឯកសារទាំងនេះប្រាំថ្ងៃមុនបើកសវនាការ។ ដូចគ្នានេះដែរ មណ្ឌលសិក្សាធិការត្រូវប្រគល់ឯកសារ និងបញ្ជីឈ្មោះសាក្សីដល់អ្នកយ៉ាងតិចប្រាំថ្ងៃធ្វើការមុនពេលបើកសវនាការ។ វត្ថុតាង ឬឯកសារជាលាយលក្ខណ៍អក្សរដែលបានផ្លាស់ប្តូរតិចជាងប្រាំថ្ងៃធ្វើការ មុនពេលចៅក្រមផ្នែកច្បាប់រដ្ឋបាល (ALJ) រារាំងសវនាការមិនឱ្យចូលទៅក្នុងកំណត់ត្រា និងសាក្សីណាមួយដែលមិនបង្ហាញឈ្មោះក្នុងរយៈពេលប្រាំធ្វើការ មុនពេលរារាំងសវនាការពីការផ្តល់សក្ខីកម្ម។ [34 C.F.R. Sec. 300.512; Cal. Ed. Code Secs. 56505.1(f) & 56505(e)(8).]
ដូច្នេះ អ្នកត្រូវធានាថា ឯកសារនិងបញ្ជីឈ្មោះសាក្សីទាំងនេះស្ថិតនៅក្នុងដៃរបស់ភាគីផ្សេងទៀត និងការិយាល័យសវនាការចំនួនប្រាំថ្ងៃមុនបើកសវនាការ។
យ៉ាងតិចដប់ថ្ងៃមុនពេលសវនាការ ភាគីនីមួយៗត្រូវដាក់ជូនការិយាល័យសវនាការរដ្ឋបាល (OAH) និងទៅវិញទៅមកនូវសេចក្តីថ្លែងនៃ៖ (1) បញ្ហាដែលត្រូវសម្រេចនៅពេលសវនាការ និង (2) សំណើដំណោះស្រាយនៃបញ្ហាទាំងនោះ។ បើអ្នកគ្មានមេធាវី អ្នកសម្រុះសម្រួលត្រូវជួយអ្នកកំណត់បញ្ហានិងដំណោះស្រាយដែលស្នើឡើង តាមសំណើរបស់អ្នកទៅការិយាល័យសវនាការរដ្ឋបាល (OAH)។ [Cal. Ed. Code Sec. 56505(e)(6).] ការិយាល័យសវនាការរដ្ឋបាល (OAH) អាចធ្វើកិច្ចប្រជុំមុនបើកសវនាការ និង/ឬចេញបញ្ជាមុនសវនាការ ដែលផ្លាស់ប្តូរពេលវេលាកំណត់រយៈពេលដប់ថ្ងៃ និង/ឬសេចក្តីលម្អិតនៃសេចក្តីថ្លែងខាងលើ។ អ្នកមិនអាចទាក់ទងជាមួយចៅក្រមផ្នែកច្បាប់រដ្ឋបាល (ALJ) ក្រៅពីវត្តមានរបស់ភាគីម្ខាងទៀតបានទេ ហើយអ្នកក៏ត្រូវផ្ញើលិខិតឆ្លើយឆ្លង ឬការទំនាក់ទំនងផ្សេងទៀតជាមួយការិយាល័យសវនាការរដ្ឋបាល (OAH) ជូនភាគីម្ខាងទៀតផងដែរ។ [5 C.C.R. Secs. 3083 & 3084.]