Sắp xếp cuộc họp IEP đôi khi không phải là nhiệm vụ dễ dàng đối với nhân viên trường. Tuy nhiên, điều đó không ảnh hưởng đến trách nhiệm của học khu trong việc triệu tập một nhóm IEP hợp lệ với sự có mặt của các thành viên bắt buộc. Đáng tiếc là nhiều phụ huynh gặp phải cuộc họp IEP mà trong đó tất cả các thành viên bắt buộc của nhóm IEP không thể tham dự hoặc không thể ở lại trong suốt cuộc họp IEP. Khả năng nhóm IEP phát triển được IEP phù hợp có thể bị tổn hại nghiêm trọng nếu các thành viên nhóm IEP có vai trò quan trọng trong việc phát triển IEP vắng mặt. Ngoài ra, việc tiếp tục tiến hành cuộc họp mà không có các thành viên nhóm IEP bắt buộc có thể ảnh hưởng đến hiệu lực của IEP của con quý vị, đặc biệt là nếu quý vị và học khu không nhất trí về IEP và yêu cầu phiên điều trần theo thủ tục pháp lý.

Quyết định của quý vị về cách xử lý tình huống này có thể được thực hiện trên cơ sở từng cuộc họp. Sau đây là một vài tùy chọn quý vị nên cân nhắc:

• Liên hệ với quản trị viên giáo dục đặc biệt của học khu bằng văn bản (với một cuộc gọi điện thoại tiếp theo) ít nhất một tuần trước cuộc họp để thông báo cho người này biết quý vị đang quan ngại. Nhấn mạnh trong cuộc trao đổi giữa quý vị với học khu rằng quý vị muốn đảm bảo các quyết định phù hợp có thể được đưa ra tại cuộc họp và quý vị hoặc nhân viên nhà trường không lãng phí thời gian;
  • Tham dự và tiếp tục với cuộc họp IEP. Không nhất trí với các nội dung đó của IEP mà cần thông tin từ (các) thành viên nhóm IEP bị thiếu. Sau đó, triệu tập lại cuộc họp theo thời gian và địa điểm đã được hai bên nhất trí với sự tham dự của các thành viên nhóm IEP cần thiết để hoàn thành việc phát triển IEP; hoặc
  • Từ chối tiếp tục cuộc họp IEP nếu các thành viên nhóm IEP không tham dự cần phải có mặt để đưa ra quyết định phù hợp. Sau đó, lên kế hoạch lại cuộc họp IEP vào thời điểm tất cả các thành viên nhóm bắt buộc có thể tham dự. [34 C.F.R. Sec.300.322; Cal. Ed. Code Sec. 56341.5.]