Sự tham gia của phụ huynh trong việc phát triển IEP là một trong những yếu tố quan trọng nhất của luật giáo dục đặc biệt. Trong nỗ lực đảm bảo phụ huynh tham dự các cuộc họp IEP, học khu có thể tổ chức một cuộc họp qua điện thoại hoặc thông qua hội nghị video, miễn là phụ huynh đồng ý.

Mặc dù học khu có thể đề xuất tổ chức cuộc họp IEP bằng các phương pháp thay thế, nhưng điều này chỉ nên được thực hiện khi có những thay đổi nhỏ trong IEP. Phụ huynh không bắt buộc phải đồng ý sử dụng các phương pháp thay thế này và có thể lên lịch cho cuộc họp IEP vào thời gian và địa điểm được hai bên thống nhất.

Trước khi có thể tổ chức cuộc họp không có phụ huynh tham dự, học khu phải ghi lại những nỗ lực của mình trong việc sắp xếp thời gian và địa điểm được hai bên đồng ý bằng cách lưu giữ:

(1)  Hồ sơ chi tiết hoặc tất cả cuộc gọi điện thoại được thực hiện cho phụ huynh và kết quả của những cuộc gọi đó;

(2)  Bản sao thư từ đã gửi đến nhà phụ huynh và mọi phản hồi nhận được; và

(3) Hồ sơ chi tiết về các chuyến thăm đến nhà hoặc nơi làm việc của phụ huynh và kết quả của những chuyến thăm đó. [34 C.F.R. Secs. 300.322 & 300.328; Cal. Ed. Code Sec. 56341.5.]