Thông thường, ALJ được chỉ định xử lý vụ kiện sẽ tổ chức một cuộc họp qua điện thoại với quý vị, học khu và luật sư, nếu có, trước phiên điều trần, để thảo luận về ngày giờ và địa điểm phiên điều trần, thời lượng phiên điều trần, các vấn đề tranh chấp, trao đổi và xác định các bằng chứng và danh sách nhân chứng, lời khai nhân chứng và lên lịch, cùng các vấn đề khác. Sau cuộc họp, ALJ sẽ gửi cho quý vị phán quyết trước phiên điều trần tóm tắt nội dung cuộc họp.