កិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ត្រូវតែរៀបចំឡើងយ៉ាងហោចណាស់ម្តងក្នុងមួយឆ្នាំ។ ម្យ៉ាងទៀត កិច្ចប្រជុំ IEP ត្រូវតែរៀបចំឡើង នៅពេលសិស្សណាម្នាក់បានទទួលការវាយតម្លៃលើកដំបូង នៅពេលគាត់បង្ហាញនូវកង្វះវឌ្ឍនភាពតាមការរំពឹងទុក ឬនៅពេលឪពុកម្តាយ ឬគ្រូស្នើសុំកិច្ចប្រជុំណាមួយដើម្បីបង្កើត ពិនិត្យ និងកែសម្រួលឡើងវិញនូវកម្មវិធីអប់រំសម្រាប់បុគ្គលរបស់សិស្ស។ កិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ក៏អាចរៀបចំឡើងផងដែរ នៅពេលដែលសិស្សទទួលបានការវាយតម្លៃផ្លូវការថ្មីមួយ។ [Cal. Ed. Code Sec. 56343.] អ្នកគួរតែស្នើសុំកិច្ចប្រជុំក្រុមការងារកម្មវិធី IEP ក្រោយពេលវាយតម្លៃថ្មីម្តងៗ។ ទាំងច្បាប់សហព័ន្ធ និងច្បាប់រដ្ឋ គ្មានច្បាប់ណាមួយកំណត់ចំនួនកិច្ចប្រជុំកម្មវិធី IEP ដែលអ្នកអាចស្នើសុំក្នុងមួយឆ្នាំនោះទេ។